Инвентаризация на маркетплейсах

Товарный учет и инвентаризация на маркетплейсах

Чтобы прибыльно торговать на маркетплейсах, нужно не только выбрать нишу, определиться с товаром для торговли и найти поставщика. Пересортица, недостача, брак, недопоставка могут свести «на нет» все усилия по поиску товара и поставщиков.

Чтобы такого не произошло, предпринимателям необходимо разбираться в товарном учете и одной из его составляющих — инвентаризации. Разбираемся во всем по порядку — для чего они нужны, виды, способы и этапы проведения.

Необходимость учета товаров на маркетплейсах

Продавать на маркетплейсах это не только красиво оформить свой товар, но и уметь правильно следить за тем, сколько какого наименования осталось, и своевременно пополнять запасы.

Владельцу небольшого магазина игрушек необходимо отслеживать, сколько осталось игрушек каждого вида. Если их большое количество — будут место на складе занимать и пылиться. При небольших остатках покупатели не смогут купить то, что хотят.

Недостаточно просто следить, необходимо управлять запасами. Это как при строительстве — контролировать, чтобы необходимые стройматериалы всегда были под рукой. При этом не покупать большой резерв, чтобы не тратить лишние деньги и не занимать место на складе.

Маркетплейс — огромный интернет–магазин, где торгуют множество продавцов. Чтобы изделия хорошо продавались, нужно:

• знать, сколько их осталось. Если «в обрез» — срочно заказать новые. Перебор с наличием — подумать, как их продать быстрее;
• понимать, какие товарные позиции пользуются спросом. Таких заказать побольше, а непопулярные выводить из оборота;
• планировать продажи. Изучать тренды, анализировать конкурентов, чтобы понять — какие изделия будут востребованы в ближайшее время и подготовиться к этому.

Управлять запасами необходимо, чтобы:

• не терять деньги. Хранение на складе маркетплейса или на арендованном складе стоит денег. Если непопулярный товар в избытке, селлер теряет средства на хранении;
• не расстроить покупателей. Если продавец показывает карточкой, что он торгует таким товаром, но его нет в наличии, клиент вряд ли вернется к этому продавцу. Часто покупателю товар нужен здесь и сейчас;
• увеличить продажи. Наличие ходовых товаров или всего размерного ряда обуви и одежды привлекает покупателей, соответственно продажи будут расти;
• контролировать расходы и доходы. Учет помогает понять, сколько денег потрачено на единицу товара и заработано на нем;
• платить правильные налоги. Точные данные об обороте необходимы для расчета налогов.

Важно знать — чего и сколько числится на складах маркетплейса. Однако суть управления товарными запасами — найти равновесие между тем, сколько вы готовы потратить средств на запасы товара, но при этом удовлетворить спрос покупателей. Значит предстоит грамотно планировать поставки, оптимизировать расходы и управлять запасами.

Управление запасами на маркетплейсах

Предприниматель создает сеть магазинов в разных городах, но физически не может находиться одновременно во всех. Как хозяину, ему нужна информация — что на полках, сколько наименований продукции продалось, что вернули покупатели, сколько брака по каждому магазину.

Раньше это было сложно, но сейчас есть специальные программы и инструменты, которые помогают продавцам все это отслеживать. Тем более, сейчас многие предприниматели торгуют одновременно на нескольких маркетплейсах.

На маркетплейсах управление запасами реализовано через:

• личный кабинет продавца. В нем предпринимателю доступна подробная информация о своих товарах — остатки, продажи, возвраты, аналитика;
• автоматизированный учет. Системы маркетплейсов автоматически, в режиме реального времени, отслеживают любые операции с товарами, поэтому продавец получает актуальные данные в любой момент;
• аналитические инструменты. Маркетплейсы предоставляют продавцам различные инструменты для анализа продаж, прогнозирования спроса и оптимизации ассортимента.

Управление запасами ради управления это ничто. Глобальная цель управления — принести «плоды» в виде прибыли бизнесмену. Цель достигается, если придерживаться нескольких правил и применять на деле способы товарного управления.

Способы управления запасами товаров

Мало просто управлять запасами. Управление должно быть осмысленным и давать положительный эффект. Для этого придерживайтесь нескольких принципов.

Теперь поговорим о популярных способах управлять товарами на складе.
1 способ: ABC–анализ.
Делит весь ассортимент на три группы в зависимости от прибыли, которую приносит товар.
Группа А. 20% товара — приносят 80% прибыли. Ходовые позиции, за которыми нужен особый контроль;
Группа В. 30% товара — приносят 15% прибыли. Позиции средней стоимости и спроса. Они могут перейти в группу А, если с ними «поработать» — настроить рекламу, улучшить карточки на маркетплейсе;
Группа С. 50% — приносят 5% прибыли. Дешевые и на них плохой спрос у покупателей;

2 способ: XYZ–анализ.

Делит все позиции на группы по тому, насколько предсказуем покупательский спрос на них.

• Группа X. Стабильный спрос. Легко просчитать — сколько заказать данной позиции товара;
• Группа Y. Средний уровень спроса, но постоянный. Чаще это сезонные товары. Спрос на них предсказать сложно, но возможно;
• Группа Z. Нестабильный спрос. Новинки, которые могут стать хитами либо быстро потеряют популярность. Предсказать, сколько их нужно заказать, практически невозможно.

XYZ–анализ позволяет:

• Сбалансировать запасы. Держать меньше товаров группы Z из-за непредсказуемости спроса, а больше держать товаров группы Х и избежать дефицита ходового товара;
• Планировать закупки. «Спрос рождает предложение» — держать большие запасы того, что чаще покупают;
• Управлять рисками. Когда знаете уровень спроса, не станете держать запас того, что не хотят покупать. Значит минимум риска излишков или недостатка товара.

3 способ: «Точно в срок» (Just in Time).

Работа организуется так, что товары появляются тогда, когда они действительно нужны. Как при выпечке, покупаете не все продукты на месяц вперед, а небольшими партиями перед тем, как начать выпекать.

Так и на маркетплейсах. На основе точных данных — сколько было, продано и осталось за промежуток времени делаете поставку новой партии к тому моменту, когда остатки товара подходят к концу.

4 способ: Канбан — построен на визуализации.

На доске изобразите этапы работы:

Затем по каждому заказу передвигать картинку или стикер по мере выполнения. Это позволяет:

• Контролировать процесс. Наглядно видно, на каком этапе находится каждый заказ и когда он будет готов;
• Улучшить работу. Легко проследить, где возникли задержки и принять меры для их устранения;
• Организовать работу команды. Когда в работе участвуют несколько человек, Канбан помогает координировать действия каждого.

Какой из способов управления запасами вы не выберете, этапы товарного учета одни и те же.

Этапы учета товаров на маркетплейсах

Товарный учет это как вести домашнюю бухгалтерию, только для товаров. Необходимо следить за тем, сколько и какие товары в наличии, куда они движутся и сколько стоят. Учет подразумевает несколько этапов.

Товар пришел. На основании документов от поставщика поступление фиксируете в специальной программе. Сразу видно количество товара, его стоимость и указываете наценку.

Товар переехал. Его можно переместить на другой склад или отгрузить на маркетплейс — все операции сразу занесите в программу. Это дает ясность где находится каждый товар.

Товар продался или пропал. Товар продали, он испортился или потерялся, украли — все отразите в системе учета. Так видно — сколько товара осталось.

Проверка склада или инвентаризация. Периодически нужно проверять фактическое количество товара на складе с тем, что числится в программе и на маркетплейсе. Если данные расходятся, предстоит разобраться почему такое произошло и внести изменения в записи.

Лучше всего использовать специальные программы для учета товаров. Они автоматизируют многие процессы и помогают избежать ошибок. Систем учета много, на любой «вкус» — 1С, Мой склад и другие. Сервис аналитики маркетплейсов Moneyplace интегрирован с программой учета 1С.

Еще один немаловажный «помощник» в учете, который поможет устранить ошибки, это инвентаризация.

Что такое инвентаризация

Любой бизнес из прибыльного превратится в убыточный, если нет четкого учета всех процессов и активов компании. Учету подлежат не только финансы, оборудование, транспорт, оргтехника, но и товары предприятия. Особенно актуален товарный учет для компаний, которые торгуют на маркетплейсах. От того, правильно или нет отображаются остатки товара на площадке, зависит имидж продавца.

Корректность остатков проверяется в процессе инвентаризации. Не важно, какая учетная система у компании. Главное, чтобы остатки по каждой единице номенклатуры в этой системе совпадали с теми, которые отображает платформа любого маркетплейса или находятся на складе компании.

Выявляет это инвентаризация – фактически пересчитывают каждую позицию товара и сверяют с тем, какое количество каждой позиции числится в программе, где ведете учет. Однако инвентаризация «преследует» еще несколько целей.

Цели инвентаризации

Когда человек проходит медицинское обследование, фиксируются некие показали здоровья. Но этим дело не заканчивается и лечащий врач начинает поиск причин — почему тот или иной показатель не соответствует норме.

Так же и с инвентаризацией. Это не про пересчитать и сравнить остатки.

Инвентаризация преследует еще несколько целей.

Контролирует остатки. В любой момент точно знаете, сколько и какого вида товары сейчас есть в наличии на складе. Это помогает исключить пересортицу и дефицит определенной позиции.

Не допускает потери. Ошибки при приемке или кражи приводят к недостачам. Это обнаружится при инвентаризации. А дальше, по основной цели, выясните причину и примите меры, чтобы такое не повторилось.

Оптимизирует запасы. Хранение товара на складах маркетплейсов платное. Проводя периодически инвентаризацию, сможете определить приемлемое количество запасов для бесперебойной торговли и этим сведете к минимуму затраты на хранение. Больше средств будет в обороте, а не «заморожены» в товаре.

Улучшает планирование. Когда знаете четкие остатки по каждой позиции в зависимости от сезона или дней недели, закупки делаете не просто так, а обдуманно, на основании данных о продажах и остатках.

Способствует точному ведению бухгалтерского учета. От того, соответствуют ли фактические остатки цифрам в программе, зависит расчет налогов, а значит поможет избежать разногласий с налоговиками.

Повышает доверие покупателей. Если на маркетплейсе отражены точные остатки, значит не будут отменяться заказы. Не будет недовольства покупателей по этому поводу, что повысит лояльность к компании.

Неважно, какой вид инвентаризации проводится, цели всегда одни и те же. Рассмотрим все виды и их характеристики.

Виды инвентаризации

Инвентаризация делится на несколько видов в зависимости от причины, по которой ее нужно провести.

Как часто проводить инвентаризацию

Руководитель подписывает график инвентаризации, а периодичность зависит от количества номенклатуры продавца. Если предприниматель торгует на одном маркетплейсе и у него не больше 100 наименований, ему достаточно сверять остатки раз в квартал.

Однако многие торгуют сразу на нескольких площадках, а у кого-то товар — сезонный. Тогда эффективнее проводить сверку раз в месяц. Каждый предприниматель подбирает частоту сверки под специфику своего товара и своих оборотов.

Периодическая сверка фактических остатков и цифр, которые отображаются в учетной программе — дополнительная проверка работы сотрудников. Также возможность убрать из оборота изделия, которые не пользуются спросом. Их можно продать по себестоимости и высвободить средства на приобретение ходового товара.

Для маркетплейсов мало периодически проводить инвентаризацию. Отслеживать запасы нужно постоянно. Неактуальная информация запутает покупателя, который пришел приобрести кроссовки, а их нет в наличии, потому что забыли посчитать. Считайте — покупателя потеряли, он не вернется в такой магазин, а это упущенная прибыль. Поэтому контроль остатков делает покупки для клиентов приятными.

Сам порядок проведения инвентаризации, независимо от ее вида и периодичности, остается неизменным.

Этапы инвентаризации

Любой вид инвентаризации на маркетплейсах делится на три этапа.

Подготовка. Нужно сделать следующее.

• Выберите метод — полная или выборочная. На маркетплейсах проще проверять ассортимент по категориям, чтобы не запутаться. Первым делом предпочтительнее проверить ходовые позиции, чтобы покупатели на площадке видели актуальную информацию по наличию;

Если часть ассортимента не продаете через маркетплейсы, то эту часть считайте отдельно.

• Определите дату начала и сроки проведения;

• Назначьте ответственных лиц из числа тех, кто хорошо разбирается в ассортименте.
• Подготовьте необходимое оборудование, если пересчет будет с помощью специальных средств, а не вручную. Проверьте работу сканеров штрихкодов, терминалы сбора данных, программное обеспечение;
• Обучите персонал. Объясните порядок действий, правила заполнения документов.

Сам процесс инвентаризации. По сути это фактический пересчет товара. Эти показатели потом будете сравнивать с тем, что указано на платформе.

Подведение итогов. Фактические остатки перенесите в программу, где ведете учет, и увидите — есть расхождения в остатках или нет. В учетной системе приведи остатки в соответствии с фактическими.

Затем сверьте остатки с данными на маркетплейсе. Расхождения с платформой надо сразу исправлять, чтобы не вводить покупателей в заблуждение и не портить себе репутацию негативными отзывами.

Завершающий шаг — выяснить причины расхождений, чтобы в дальнейшем не повторять этих ошибок.

Провести инвентаризацию можно ручками и долго или ускорить процесс, автоматизировать его. Это зависит от специфики бизнеса.

Инвентаризация: вручную или автоматизированно

Провести пересчет можно как вручную, так и автоматизировать процесс.

Вручную хорошо, когда у вас небольшая номенклатура и торгуете на одной площадке.

Это не займет много времени, а этапы все те же.

• создайте инвентаризационную опись — перечислите все товары с наименованиями, артикулами и проставьте количество;
• назначьте одного или нескольких ответственных;
• физически пересчитайте. Сравнить фактическое количество с данными в описи и обновите показатели в учетной программе;
• заполнить инвентаризационную опись. Отметьте расхождения и сверьте с данными на маркетплейсе;
• отредактируйте при необходимости данные на площадке;
• проанализируйте результаты. Выявить причины расхождений и примите меры для их устранения.

Но если большой ассортимент, а еще и торгуете на нескольких маркетплейсах, тогда не обойтись без автоматизации процесса. Автоматизация:

• повышает точность данных. Уменьшается влияние человеческого фактора;
• делает процесс быстрее;
• улучшает контроль. Изменения запасов видны в режиме реального времени.

Любой способ, ручной или автоматизированный, может выявить нестыковки между вашими остатками и теми, которые числятся на платформе. Решить этот вопрос можно.

Обнаружили расхождения в остатках у себя и на маркетплейсе: ваши действий в этой ситуации

Менеджеры маркетплейсов периодически проводят инвентаризацию — селлер сам должен следить за информацией о ее проведении. Позвоните или напишите в службу поддержки, проясните этот вопрос. Если проводится инвентаризация, дождитесь ее окончания и снова сверьте остатки. Если нестыковки остались, пишите претензию.

На каждом маркетплейсе своя служба поддержки. Так, на Wildberries претензию подайте через Service Desk, на OZON — по электронной почте help@ozon.ru.

Состав претензии:

• подробно опишите суть проблемы. Желательно слова подтвердить скриншотами;
• укажите юридический аспект. В договоре оферты найдите пункт, если таковой есть, где за инвентаризацию менеджерами отвечает маркетплейс, а не селлер. Сошлитесь на этот пункт, тогда в ответе маркетплейс не сможет апеллировать этим пунктом;
• попросите разрешить ситуацию. Опишите свои требования к маркетплейсу — хотите корректировку данных на платформе или денежную компенсацию за отсутствующий товар. Как основное, попросите товарную компенсацию, ее маркетплейсы быстрее удовлетворяют добровольно. Денежную — укажите как дополнительную просьбу.

Хорошо, если маркетплейс удовлетворить претензию. Но может быть и наоборот, тогда селлер понесет убытки, а если товар востребованный и дорогой — убытки будут серьезными. Остается обратиться в суд.

Обращение в суд это сложный процесс, поэтому лучше обратиться за помощью к профессионалам.

Прибыльно торговать на маркетплейсах и не терять клиентов значит соблюдать ряд правил. Основные из них — оперативно и результативно управлять запасами, периодически проводить инвентаризации и чаще сверять остатки. Для интернет–магазинов это наиболее актуально, потому что:

• большой выбор товаров. Следить за всеми товарами сложнее;
• быстрая смена трендов. Что было популярно вчера, сегодня уже не интересно покупателям;
• большая конкуренция. Чтобы выделиться, нужно предлагать клиентам самые востребованные товары.

Забудьте о рутинной проверке товаров — сервис Moneyplace автоматизирует этот процесс. Сервис фиксирует остатки и продажи, анализирует данные и выявляет несоответствия. Бизнесмен всегда видит актуальную информацию и может сосредоточиться на развитии бизнеса.